Privacyverklaring Mijn Erfdossier

1. Over deze privacyverklaring

Mijn Erfdossier is een digitale dienst van De Buitenadviseur, een handelsnaam van Pont Consulting.

Wanneer je Mijn Erfdossier gebruikt, verwerken we persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens dat zijn, waarom we ze gebruiken en hoe we ermee omgaan.

Wij vinden het belangrijk dat de informatie die je over je woning en erf in Mijn Erfdossier bewaart privé blijft.

2. Wie is verantwoordelijk?

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens binnen Mijn Erfdossier is:

Pont Consulting, handelend onder de naam De Buitenadviseur

3. Welke gegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken hangt af van hoe je Mijn Erfdossier gebruikt.

Accountgegevens

Voor het aanmaken en gebruiken van een account verwerken we onder meer:

• je e-mailadres;
• je account-ID;
• je naam of weergavenaam wanneer je die invult;
• gegevens over je accountstatus;
• de versie van Mijn Erfdossier die je gebruikt, bijvoorbeeld Gratis of Plus.

Informatie die je zelf in je Erfdossier zet

Je bepaalt voor een groot deel zelf welke informatie je vastlegt.

Dat kan bijvoorbeeld gaan om:

• informatie over je woning, erf, tuin en bijgebouwen;
• onderdelen en installaties;
• onderhoudsinformatie;
• leveranciers;
• serienummers;
• product- en verfcodes;
• garantiedata;
• notities;
• onderhoudstaken en taakgeschiedenis;
• kaartinformatie;
• locaties en markeringen;
• leidingen en andere ingetekende onderdelen;
• camera-informatie.

Bestanden

Je kunt, afhankelijk van de beschikbare functies, bestanden toevoegen zoals:

• foto's;
• video's;
• PDF-bestanden;
• documenten;
• plattegronden;
• bestanden die bij huis- of tuinonderdelen horen.

Kaartservice

Wanneer je De Buitenadviseur vraagt een erfkaart voor je klaar te zetten, kunnen we daarvoor onder meer verwerken:

• je accountgegevens;
• het adres waarvoor de kaart wordt aangevraagd;
• eventuele opmerkingen bij de aanvraag;
• informatie die nodig is om de kaart klaar te zetten;
• de status van de aanvraag.

Tijdelijke toegang

Wanneer je een tijdelijke toegang aanmaakt, verwerken we onder meer:

• je account-ID;
• een label of omschrijving wanneer je die invult;
• een eventueel bericht;
• de begin- en einddatum;
• informatie die technisch nodig is om de tijdelijke link veilig te laten functioneren.

4. Waarom verwerken we deze gegevens?

We verwerken persoonsgegevens voor zover dat nodig is om:

• je account aan te maken en te beveiligen;
• Mijn Erfdossier aan je beschikbaar te stellen;
• jouw dossiergegevens op te slaan en weer aan jou te tonen;
• foto's, video's en documenten voor jou op te slaan;
• onderhouds- en kaartfuncties te laten werken;
• een erfkaart voor je klaar te zetten wanneer je daarom vraagt;
• tijdelijke toegang te laten functioneren;
• Mijn Erfdossier Plus te kunnen aanbieden;
• vragen en problemen te behandelen;
• misbruik en beveiligingsproblemen te voorkomen of op te lossen;
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Wanneer Mijn Erfdossier Plus tegen betaling wordt aangeboden, verwerken we daarnaast gegevens die noodzakelijk zijn om de overeenkomst uit te voeren en de betaling en administratie daarvan af te handelen.

5. Jouw privé-Erfdossier

De inhoud van je Erfdossier is in beginsel alleen voor jou toegankelijk.

Wij verkopen de inhoud van je privé-Erfdossier niet.

Wij gebruiken de inhoud van je privé-Erfdossier niet voor advertenties.

Medewerkers of beheerders krijgen niet standaard toegang tot je privé-dossier alleen omdat zij beheerder van Mijn Erfdossier zijn.

Wanneer toegang technisch noodzakelijk is voor een specifieke taak, bijvoorbeeld het klaarzetten van een erfkaart, beperken we die toegang zoveel mogelijk tot wat voor die taak nodig is.

6. Tijdelijke toegang

Met Mijn Erfdossier Plus kun je een tijdelijke, alleen-lezen toegang tot je dossier maken.

De ontvanger heeft daarvoor geen eigen account nodig.

De toegang werkt via een persoonlijke geheime link. Wie over een geldige link beschikt, kan de gedeelde informatie bekijken zolang de link actief is.

De link kan worden ingetrokken en heeft een beperkte geldigheidsduur.

Camera's, cameraposities en camerazichtvelden worden niet via deze tijdelijke toegang gedeeld.

De applicatie houdt zelf geen overzicht bij van IP-adressen, apparaten of bekeken onderdelen van ontvangers van een tijdelijke link.

Technische hosting- of beveiligingssystemen kunnen bij een bezoek wel technische loggegevens verwerken.

Deel een tijdelijke link daarom alleen met iemand die je vertrouwt.

7. Mijn Erfboek

Mijn Erfboek wordt op je eigen apparaat samengesteld.

De gegenereerde PDF wordt niet automatisch als extra exemplaar door ons in Mijn Erfdossier opgeslagen.

Wanneer je het Erfboek downloadt, bepaal je zelf wat je daarna met het bestand doet en met wie je het deelt.

8. Waar worden gegevens opgeslagen?

Mijn Erfdossier gebruikt Supabase voor onder meer:

• gebruikersaccounts en authenticatie;
• databaseopslag;
• opslag van gebruikersbestanden;
• technische functies die nodig zijn om Mijn Erfdossier te laten werken.

De website/applicatie wordt gehost via Hostinger.

Bij het gebruik van hosting en backenddiensten kunnen deze leveranciers technische gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om hun diensten te leveren en te beveiligen.

Waar mogelijk kiezen we voor verwerking en opslag binnen de Europese Economische Ruimte of voor passende waarborgen wanneer verwerking daarbuiten plaatsvindt.

9. E-mail

Voor accountfuncties, zoals het bevestigen van een account of herstellen van een wachtwoord, gebruiken we e-mail.

Daarbij worden gegevens zoals je e-mailadres en de informatie die nodig is om het betreffende systeembericht te versturen verwerkt.

Voor persoonlijk contact gebruiken we onder andere:

info@debuitenadviseur.nl

Automatische account- en systeemberichten kunnen via onze technische e-mailvoorziening worden verstuurd.

10. Betalingen

Op het moment waarop deze privacyverklaring versie 1.0 is opgesteld, is de betaalfunctie voor Mijn Erfdossier Plus nog niet actief.

Wanneer online betalen wordt toegevoegd, wordt deze privacyverklaring bijgewerkt met informatie over de betaalprovider en de persoonsgegevens die daarbij worden verwerkt.

Wij slaan geen volledige bank- of betaalkaartgegevens op in Mijn Erfdossier wanneer de betaling door een externe betaalprovider wordt afgehandeld.

11. Andere websites

Mijn Erfdossier kan links bevatten naar externe websites of diensten, bijvoorbeeld voor kaartinformatie of KLIC-informatie.

Wanneer je zo'n externe link opent, geldt voor die website het eigen privacybeleid van de betreffende aanbieder.

Het plaatsen van een gewone externe link betekent niet dat Mijn Erfdossier automatisch jouw dossierinhoud aan die website doorgeeft.

12. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze worden verwerkt, tenzij we bepaalde gegevens op grond van de wet langer moeten bewaren.

Dossiergegevens en bestanden blijven in beginsel bewaard zolang je account bestaat.

Het aflopen van Mijn Erfdossier Plus betekent niet dat je dossier en bestaande bestanden automatisch worden verwijderd.

Verlopen of ingetrokken tijdelijke toegang wordt niet meer gebruikt om toegang tot het dossier te geven.

Voor bepaalde technische logs, beveiligingsgegevens en back-ups kunnen andere bewaartermijnen gelden. Deze kunnen mede afhankelijk zijn van de technische leveranciers die we gebruiken.

Waar mogelijk beperken we de bewaartermijn tot wat noodzakelijk is.

13. Account verwijderen

Je kunt verzoeken je account definitief te verwijderen.

Bij definitieve verwijdering verwijderen we de aan het account gekoppelde dossiergegevens en gebruikersbestanden voor zover we deze niet op grond van een wettelijke verplichting moeten bewaren.

Het kan voorkomen dat gegevens nog gedurende beperkte tijd aanwezig zijn in technische back-ups of logs voordat deze volgens de reguliere bewaartermijnen worden overschreven of verwijderd.

14. Beveiliging

We nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Daaronder vallen onder meer maatregelen om gebruikersgegevens van elkaar te scheiden en privébestanden niet zonder geldige toegang beschikbaar te maken.

Voor bepaalde bestanden en tijdelijke toegang worden tijdelijke of beveiligde toegangsmechanismen gebruikt.

Geen enkele online dienst kan volledige beveiliging garanderen. We blijven daarom aandacht besteden aan beveiliging en passen maatregelen aan wanneer dat nodig is.

15. Met wie delen we persoonsgegevens?

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor het leveren van Mijn Erfdossier, wanneer je daar zelf voor kiest of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Technische leveranciers kunnen daarbij persoonsgegevens verwerken voor het uitvoeren van hun dienstverlening.

Op dit moment zijn in ieder geval relevant:

• Supabase – accountbeheer, database en bestandsopslag;
• Hostinger – hosting van de applicatie;
• de technische e-mailvoorziening voor account- en systeemberichten.

Wanneer we andere verwerkers toevoegen die relevant zijn voor de verwerking van persoonsgegevens, passen we deze privacyverklaring waar nodig aan.

16. Geen verkoop van dossiergegevens

Wij verkopen persoonsgegevens of de inhoud van privé-Erfdossiers niet aan adverteerders of databedrijven.

Wij sturen de inhoud van een privé-Erfdossier niet naar advertentienetwerken voor gepersonaliseerde advertenties.

17. Jouw privacyrechten

Je hebt volgens de privacywetgeving verschillende rechten.

Afhankelijk van de situatie kun je onder meer vragen om:

• inzage in je persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste persoonsgegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van een verwerking;
• overdracht van gegevens wanneer dat recht van toepassing is;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.

Je kunt daarvoor contact opnemen via:

info@debuitenadviseur.nl

We kunnen je vragen om voldoende informatie om vast te stellen dat het verzoek betrekking heeft op jouw gegevens.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

18. Minderjarigen

Mijn Erfdossier is bedoeld voor personen die zelfstandig een overeenkomst voor deze dienst kunnen aangaan.

Het product is niet specifiek gericht op kinderen.

19. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Mijn Erfdossier ontwikkelt zich verder. Daardoor kan ook de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt veranderen.

Wanneer dat nodig is, passen we deze privacyverklaring aan.

Bovenaan de verklaring staat altijd het versienummer en de ingangsdatum.

Bij belangrijke wijzigingen informeren we gebruikers wanneer dat passend of wettelijk noodzakelijk is.

20. Contact

Heb je vragen over privacy of de verwerking van je persoonsgegevens?

Neem dan contact op via:

info@debuitenadviseur.nl